Wenn Ende Mai im Plenum das Thema Afghanistan aufgerufen wird, ist alles ein bisschen anders: Statt Deutsch wird diesmal auch auf griechisch, russisch oder italienisch über die Lage am Hindukusch diskutiert. Abgeordnete aus 40 Ländern werden während der Parlamentarischen Versammlung des Nordatlantischen Bündnisses (NATO-PV) vom 23. bis 27. Mai in Berlin über aktuelle sicherheitspolitische Fragen beraten. Auf der Tagesordnung stehen neben der Zukunft Afghanistans die Entwicklung der Sicherheit auf dem Balkan, die Perspektive zur Raketenabwehr und das Verhältnis der NATO zu Russland. Deutschland ist in diesem Jahr Gastgeber der Konferenz.

Die Vorbereitung solcher Großereignisse bedarf generalstabsmäßiger Planung. Zwar hat Andrea Krebs, Leiterin des Referats Interparlamentarische Organisationen, keinen Bundeswehrdienst abgeleistet, aber sie weiß, dass bei einer internationalen Tagung nichts dem Zufall überlassen werden darf: "Wir erwarten über 700 Teilnehmer aus Nordamerika und Europa", sagt Krebs und strahlt trotz aller Hektik eine angenehme Ruhe aus. Monatelange, minutiöse Vorbereitungen sind nötig, damit alle Themen in den fünf Fachausschüssen der NATO-PV beschlussreif vorbereitet werden können. Auch hier steckt die Perfektion im Detail: "Obwohl alle Unterlagen lediglich in den beiden Amtsprachen der NATO-PV bereitgehalten werden, können sich die Redner in sieben unterschiedlichen Sprachen an den Diskussionen beteiligen. Simultandolmetscher stellen sicher, dass jeder Redner verstanden wird." Feste Standards gelten auch für die Konferenz- und Kommunikationstechnik, die Ausstattung der Tagungsräume oder der Pressestelle. Knapp umreißt die promovierte Juristin, was noch alles aufeinander abgestimmt und miteinander verzahnt werden muss: "Das Abholen der Delegationen von drei Berliner Flughäfen, die Unterbringung der Gäste in sechs Konferenzhotels, die Koordination der Transfers zum Reichstagsgebäude, die Verpflegung der Konferenzgäste...", zählt Krebs auf, und die Liste scheint endlos.

Erschwerend kommt hinzu: "Alles muss organisiert werden, ohne den laufenden Sitzungsbetrieb des Bundestages zu beeinträchtigen." Für Krebs und ihr Team, angeführt von Delegationssekretärin Claudia Rathjen, Tagungskoordinator Hans-Henner Becker und Andrea Bou-Said, "ohne die manchmal gar nichts geht", ist das die heiße Phase der Konferenzorganisation. So müssen beispielsweise auch die Botschafter der Länder, die der NATO-PV angehören, über die Konferenzabläufe informiert werden. Doch die nervenstarke Bonnerin verliert trotz Termindrucks nicht die gute Laune. "Der Kontakt zu den ebenfalls beteiligten Kollegen und die Beschäftigung mit der auswärtigen Politik machen mir Spaß", sagt Andrea Krebs. Zudem läuft ihr Kerngeschäft weiter, denn der Deutsche Bundestag ist in weiteren sieben internationalen parlamentarischen Versammlungen vertreten. Ein gutes Team, Erfahrung und Gelassenheit sind gefragt, um die Herausforderung zu meistern.

Die Expertin für Internationales arbeitet seit zwölf Jahren in der Bundestagsverwaltung. Vor rund einem Jahr übernahm sie die Leitung des Referats, in dem sie 1996 ihre ersten beruflichen Schritte machte. Später arbeitete sie unter anderem im Rechtsausschuss und unterstützte den Aufbau des Europabüros des Bundestages in Brüssel. Auch in diesen Bereichen gab es Sitzungen vorzubereiten und internationale Kontakte zu pflegen. Die Organisation einer internationalen Konferenz in dieser Größenordnung stellt jedoch noch einmal ganz andere Anforderungen. "Wir befinden uns in einem zivilen Ausnahmezustand", sagt Krebs. Das Team wird während der Tagung der NATO-PV von rund einhundert Bundestagsmitarbeitern unterstützt. Wichtige Anlaufstellen für die Delegationen sind beispielsweise die Servicetische, die an den Flughäfen, in den Hotels und im Reichtagsgebäude eingerichtet werden. Zwar spricht keiner der dort eingesetzten Mitarbeiter alle sieben Konferenzsprachen, aber Andrea Krebs ist zuversichtlich: "Mit Organisationsgeschick, Improvisation und einem Lächeln, werden wir die Fragen und Probleme unserer Gäste sicher schnell gelöst haben."