Die Verwaltung des Deutschen Bundestages sucht für das Büro einer/eines Vizepräsidentin/Vizepräsidenten des Deutschen Bundestages

eine Erstsekretärin/einen Erstsekretär

Für die Dauer dieser Tätigkeit wird übertariflich die Entgeltgruppe 10 TVöD gezahlt.

Bei einem Ausscheiden aus dem Leitungsbereich gelten bis zu einer Neuregelung sinngemäß die im Beschluss des Haushaltsausschusses vom 23. Mai 1991 für die Bundestagsverwaltung getroffenen Empfehlungen.

Aufgabenbeschreibung:

• Erledigung von allgemeinen Geschäftszimmeraufgaben und Büroarbeiten für die Vizepräsidentin/den Vizepräsidenten und deren/dessen persönliche Referentin/deren/dessen persönlichen Referenten (technische Vorbereitung von Reisen und Besprechungen, Ablageverwaltung, Mithilfe bei der Betreuung von Gästen o. Ä.)
• Verwaltung des Outlookkalenders; Terminkoordination; Organisation der Logistik insbesondere der auswärtigen Termine; Reisekostenabrechnung
• Überprüfen aller Ein- und Ausgänge hinsichtlich der Bedeutung und Eilbedürftigkeit, sowie der sachlichen Zuordnung zu anderen Vorgängen einschließlich der Weitergabe, Koordinierung und Überwachung der Terminvorlagen und Wiedervorlagefristen
• Mitarbeit bei der Vorbereitung von Sitzungen, Wahrnehmen organisatorischer Aufgaben
• eigenständige Erledigung der Routinekorrespondenz nach Vorlage, auch nach stichwortartigen Angaben
• Erstellung von Sitzungsunterlagen, Zusammenstellung von Beratungs- und anderen Arbeitsunterlagen Mitarbeit bei der Vorbereitung und Gestaltung von Synopsen, Übersichten und anderen (auch internen) Zusammenstellungen, Erfassung und Überwachung von Sitzungs- und Verwaltungsvorgängen
• Erledigung allgemeiner Registraturarbeiten (Anlage, Führung und Verwaltung der Geschäftsakten im Büro der Vizepräsidentin/des Vizepräsidenten nach fachspezifischen Gesichtspunkten unter Verwendung eines speziellen Aktenplanes
• Zuarbeit für die Persönliche Referentin/den Persönlichen Referenten
• Erteilung von Auskünften hinsichtlich allgemeiner Fragen zur Arbeit des Deutschen Bundestages
• Vertretung der Zweitsekretärin

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur/zum Kauffrau/Kaufmann/Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• gute Allgemeinbildung, Vertrautheit mit allgemeinen Sekretariatsangelegenheiten. Erfahrung in der Organisation und Vorbereitung von Terminen. Vorzimmererfahrungen auf Leitungsebene wären wünschenswert
• gute Kenntnisse der Parlamentsorganisation und der parlamentarischen Verfahrensabläufe
• sehr gute Kenntnisse der Zuständigkeiten und der Geschäftsabläufe innerhalb der Verwaltung des Deutschen Bundestages, sicherer Umgang mit den Vorgaben der AD-BTV und der Geschäftsordnung des Deutschen Bundestages bzw. die Bereitschaft, sich diese Kenntnisse innerhalb kürzester Zeit anzueignen
• Kenntnisse zum Werdegang, der politischen Schwerpunkte und Interessen der Vizepräsidentin/des Vizepräsidenten
• Fähigkeit zur selbständigen Fertigung von Routinekorrespondenz, sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Grammatik
• in besonderem Maße die Fähigkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten sowie Entscheidungsfreudigkeit
• nachweisbar gute Kenntnisse in Tastschreiben (schriftlich nachgewiesen durch einen Schreibleistungstest nach den Richtlinien der IHK von mindestens 290 Anschlägen pro Minute) und praktische Erfahrungen im Umgang mit modernen Textverarbeitungssystemen und Datenbanken, ins-besondere werden sehr gute Kenntnisse der Anwendungsprogramme Word für Windows XP, Excel, sowie im Umgang mit E-Mail, Intranet und Internet vorausgesetzt
• Beherrschung der Bürokommunikationstechnik
• Fremdsprachenkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift wären von Vorteil
• erwartet werden in besonderem Maße eine hohe Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Sorgfalt, diplomatisches Auftreten, sichere Umgangsformen und unbedingte Diskretion
• erwünscht sind darüber hinaus Flexibilität und Kontaktfreude, Kommunikationsfreude und Engagement, gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten und gutes Ausdrucksvermögen - insbesondere am Telefon - ebenso wie ein Interesse an politischen Themen
• darüber hinaus wird die Bereitschaft erwartet, insbesondere in Sitzungswochen Überstunden, von denen monatlich dreißig Stunden bereits pauschal mit der übertariflichen Vergütung abgegolten sind, zu leisten.

Bitte geben Sie auch außerberuflich erworbene Erfahrungen, Fähigkeiten und Tätigkeiten an.

Der Dienstposten ist nur im Rahmen einer an die Erfordernisse im Leitungsbereich angepassten Regelung teilzeitgeeignet.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Die Bundestagsverwaltung gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (vollständiges Schulabschluss- und Ausbildungszeugnis einschließlich Benotung, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse etc.), aus der die Erfüllung des Anforderungsprofils hervor geht, richten Sie bitte nur schriftlich unter Angabe der Kennziffer VP/11 bis zum 18. März 2010 an:

Deutscher Bundestag

- Verwaltung, Personalreferat ZV 2 -

Platz der Republik 1

11011 Berlin

Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden können.

Auskunft erhalten Sie unter der Rufnummer: 030/22732054.