Die Verwaltung des Deutschen Bundestages ist eine oberste Bundesbehörde, die dem Verfassungsorgan Deutscher Bundestag bei der Erfüllung seiner umfassenden gesetzgeberischen und kontrollierenden Aufgaben inhaltlich und organisatorisch zuarbeitet. 

Für das Büro der Vizepräsidentin des Deutschen Bundestages, Frau Claudia Roth, MdB, suchen wir

eine Zweitsekretärin/einen Zweitsekretär

Der Dienstposten ist ab sofort befristet bis zum Ende der 18. Wahlperiode des Deutschen Bundestages zu besetzen.

Für die Dauer dieser Tätigkeit wird entsprechend einer Ermächtigung des Bundesministeriums des Inneren übertariflich die Entgeltgruppe 8 TVöD zuzüglich einer persönlichen außertariflichen Zulage von mtl. 200,00 € gezahlt. 

Aufgabenbeschreibung:

Das Aufgabengebiet umfasst die Erledigung von allgemeinen Geschäftszimmer-, Sekretariats-, Büro-, Schreib-, Registratur- und Archivierungsarbeiten sowie organisatorische Aufgaben für die Vizepräsidentin und deren Persönlichen Referenten, unter anderem auch

• die eigenständige Erledigung von Routinekorrespondenz nach Vorlage, auch nach stichwortartigen Angaben
• die Erstellung von Sitzungsunterlagen sowie die Zusammenstellung von Beratungs- und anderen Arbeitsunterlagen und die Mitarbeit bei der Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen
• die Mitarbeit bei der Vorbereitung und Gestaltung von Synopsen, Übersichten und anderen (auch internen) Zusammenstellungen
• die Erfassung und Überwachung von Sitzungs- und Verwaltungsvorgängen
• die technische Vorbereitung von Reisen und Besprechungen, Ablageverwaltung, Materialbeschaffung, Betreuung von Gästen o. Ä.
• die Mitwirkung an der Terminkoordination im Outlookkalender, Organisation der Logistik von Terminen sowie Reisekostenabrechnung und allgemeine Abrechnungen
• das Überprüfen aller Ein- und Ausgänge hinsichtlich der Bedeutung und Eilbedürftigkeit, Bearbeitung und bürointerne Verteilung der eingehenden Post sowie der sachlichen Zuordnung zu anderen Vorgängen einschließlich der Weitergabe, Koordinierung und Überwachung der Terminvorlagen und Wiedervorlagefristen
• die Erteilung von Auskünften hinsichtlich allgemeiner Fragen zur Arbeit des Deutschen Bundestages
• die eigenständige Pflege der Kontaktdatenbank und die Verteilererstellung
• die Vertretung der Erstsekretärin

Als Qualifikationserfordernisse werden zwingend erwartet:

• eine abgeschlossene Schulausbildung
• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Verwaltungs- oder Sekretariatsberuf oder eine abgeschlossene und nachweisbar gleichwertige Fortbildung (wie der erfolgreich abgeschlossene Angestelltenlehrgang I)
• nachweisbar sehr gute Kenntnisse im Tastschreiben
  (schriftlich nachgewiesen durch einen Schreibleistungstest nach dem IHK Bewertungsstandard und mit mindestens 290 Anschlägen pro Minute)
• mehrjährige Berufserfahrung im Büro- und Sekretariatsbereich  

Bewerben können sich auch Personen ohne eine entsprechende einschlägige Aus- oder Fortbildung, die jedoch über eine langjährige Bewährung/Berufserfahrung in einer einschlägigen gleichartigen Tätigkeit verfügen.

Bevorzugt berücksichtigt werden Bewerberinnen und Bewerber

• mit einer mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossenen Aus- oder Fortbildung
• mit praktischer (Berufs)Erfahrung aus dem parlamentarischen Raum
• mit praktischer Erfahrung in der selbständigen Fertigung umfangreicher Routinekorrespondenz
• mit praktischer Erfahrung in der Terminplanung und -verwaltung sowie in der Sitzungsvor- und -nachbereitung
• mit Kenntnissen sowie praktischen Erfahrungen im Umgang mit modernen Office-Systemen (Word, Excel, Adobe Acrobat Reader und Writer sowie Outlook/ZARAFA) sowie im allgemeinen Umgang mit Intranet und den gängigen Internetsuchmaschinen
• mit Fremdsprachenkenntnissen, vorzugsweise der englischen Sprache

Die genannten Qualifikationsvoraussetzungen müssen zum Zeitpunkt des Bewerbungsschlusses vorliegen und nachgewiesen sein. 

Bitte geben Sie auch außerberuflich erworbene Erfahrungen, Fähigkeiten und Tätigkeiten an. 

Es werden eine gute Allgemeinbildung, sehr gute Sprach- und Rechtschreibsicherheit sowie die Fähigkeit zum sorgfältigen Korrekturlesen umfangreicher Texte und Vorlagen erwartet. Kenntnisse zum Werdegang, zu den politischen Schwerpunkten und Interessen der Vizepräsidentin sollten vorliegen.

Aufgeschlossenheit gegenüber der ständigen Weiterentwicklung der Informationstechnologie sowie die Bereitschaft zur Fortbildung setzen wir voraus. Kenntnisse der Organisationsstruktur und der Arbeitsabläufe der Bundestagsverwaltung, des Parlaments und seiner Gremien sind erwünscht. Erfahrungen und Freude im Umgang mit Parlamentariern, Behördenvertretern und Delegationen sowie Interesse  und Verständnis für politische Zusammenhänge sind begrüßenswert.

Eine ausgeprägte Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Sorgfalt, Belastbarkeit und Flexibilität sowie Organisations- und Kommunikationsgeschick sind von Vorteil. Eine ausgesprochene Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, ein freundliches, souveränes und verbindliches Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Kontakt werden als selbstverständlich vorausgesetzt.

Die Fähigkeit zum serviceorientierten und eigenverantwortlichen Arbeiten, auch unter Zeitdruck, muss vorhanden sein.

Es wird die Bereitschaft erwartet, bei Bedarf – insbesondere in Sitzungswochen –  Mehrarbeit/Überstunden, von denen monatlich dreißig Überstunden bereits pauschal mit der übertariflichen Eingruppierung abgegolten sind, zu leisten.

Bei büro- und verwaltungsinternen Vorgängen sowie im Umgang mit personenbezogenen Daten sind Vertraulichkeit und Verschwiegenheit erforderlich.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Frauen wie Männern mit Kindern.

Der Dienstposten ist nur im Rahmen einer an die Erfordernisse des Leitungsbereiches angepassten Regelung teilzeitgeeignet.

Die Bundestagsverwaltung gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehin­derten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und be­grüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (vollständiges Schulabgangs- und Ausbildungszeugnis einschließlich Benotung, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse etc.), aus der die Erfüllung des Anforderungsprofils hervorgeht, richten Sie bitte nur schriftlich unter Angabe der Kennziffer: VPn Roth/111 bis zum 10. Juni 2016 an:

DEUTSCHER BUNDESTAG
 - Verwaltung -
Personalreferat ZV 2
Platz der Republik 1
11011 Berlin

Bitte sehen Sie von der Zusendung von Bewerbungsmappen ab. Die Übersendung der Bewerbungsunterlagen in gehefteter oder geklammerter Form ist ausreichend. Beachten Sie dabei bitte, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden können.