Die Verwaltung des Deutschen Bundestages ist eine oberste Bundesbehörde, die dem Verfassungsorgan Deutscher Bundestag bei der Erfüllung seiner umfassenden gesetzgeberischen und kontrollierenden Aufgaben inhaltlich und organisatorisch zuarbeitet.                                    

Im Rahmen der Amtsausstattung für ehemalige Vizepräsiden­tinnen/Vizepräsidenten des Deutschen Bundestages suchen wir für das Büro von Herrn Dr. Hermann Otto Solms

eine Sekretärin/einen Sekretär (halbtags)

Der Arbeitsplatz ist befristet und längstens bis zum 21. Oktober 2017 zu besetzen. Die Arbeitszeit von 19,5 Wochenstunden ist verteilt auf fünf Wochentage vormittags.

Für die Dauer dieser Tätigkeit wird entsprechend einer Ermächtigung des Bundesministeriums des Inneren außertariflich die Entgeltgruppe 10 TVöD gezahlt.

Aufgabenbeschreibung:

Das Aufgabengebiet umfasst die Erledigung von Sekretariats‑ und Büroarbeiten im Büro des ehemaligen Vizepräsidenten, insbesondere

• die Überprüfung aller Ein- und Ausgänge hinsichtlich ihrer Bedeutung und Eilbedürftigkeit sowie deren sachlicher Zu­ordnung zu anderen Vorgängen einschließlich der Weitergabe und Postregistrierung einschließlich der Bearbeitung/Weiterleitung von per E-Mail eingehenden Anfragen
• die Verwaltung des Outlookkalenders, die Terminkoordina­tion und die Überwachung von Wiedervorlagefristen und Terminvorlagen
• die Annahme und Weiterleitung von telefonischen Anfragen und Erteilung allgemeiner mündlicher Auskünfte
• die Erledigung sowie formale Überprüfung von Vorlagen und des Routineschriftverkehrs
  • die Erledigung von Schreibarbeiten am PC und nach Phonodiktat
  • die Vorbereitung von Terminen und Besprechungen des ehemaligen Vizepräsidenten und die Betreuung von Gästen
  • die technisch-organisatorische Vorbereitung von Reisen und Besprechungen, Raumausstattung- und Materialbeschaffung o. Ä.
  • die Erledigung allgemeiner Registraturarbeiten (Anlage, Führung und Verwaltung der Geschäftsakten im Büro des ehemaligen Vizepräsidenten nach fachspezifischen Gesichtspunkten unter Verwendung eines speziellen Aktenplanes

Als Qualifikationserfordernisse werden mindestens erwartet:

• eine erfolgreich abgeschlossene Schulausbildung
• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf oder eine erfolgreich abgeschlossene und nachweisbar gleichwertige Fortbildung (wie der erfolgreich abgeschlossene Angestelltenlehrgang I)
• nachweisbar sehr gute Kenntnisse im Tastschreiben (schrift­lich nachgewiesen durch einen Schreibleistungstest nach den Richtlinien der IHK von mindestens 290 Anschlägen pro Minute) - auch beim Fertigen von Reinschriften nach Banddiktat -

Bevorzugt berücksichtigt werden Bewerberinnen und Bewerber

• mit angewandten Verwaltungs- und Registraturkenntnissen
• mit langjähriger praktischer Erfahrung in Sekretariats-, Ver­waltungs-, Registratur- und Büroarbeiten
• mit Erfahrung in der Terminverwaltung und Besprechungs-/Sitzungsvor- und -nachbereitung
• mit erkennbar sehr guter Sprach- und Rechtschreibsicherheit
• mit praktischer Erfahrung im Umgang mit modernen Textver­arbeitungssystemen (insbesondere sehr gute Kenntnisse der Anwendungsprogramme Word für Windows XP, Excel, CORA, OUTLOOK sowie im Umgang mit E-Mail, Intranet und Internet)
• mit Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Institutionen oder Personen des politischen/öffentlichen Lebens
• mit Kenntnissen zum Werdegang, der politischen Schwer­punkte und Interessen des ehemaligen Vizepräsidenten
• mit erkennbarer Routine in der Erledigung von Sekretariats- und/oder Vorzimmerarbeiten aus einer entsprechenden Tä­tigkeit, insbesondere auf Leitungsebene bzw. im Büro einer/eines Parlamentarierin/Parlamentariers

Die genannten Qualifikationsvoraussetzungen müssen zum Zeitpunkt des Bewerbungsschlusses vorliegen und nachgewiesen sein.

Bitte geben Sie auch außerberuflich erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten an.

Eine gute Allgemeinbildung sollte vorhanden sein. Die Fähigkeit zur selbständigen Fertigung von Routinekorrespondenz sowie In­teresse und Verständnis für politische Zusammenhänge sind wünschenswert. Aufgeschlossenheit gegenüber der ständigen Weiterentwicklung der Informationstechnologie sowie die Bereitschaft zur Fortbildung setzen wir ebenso voraus wie sehr gute Kenntnisse der Organisationsstruktur und der Arbeitsabläufe in Bundestagsverwaltung, Parlament und seinen Gremien.

Fremdsprachenkenntnisse in Wort und Schrift wären von Vor­teil. Erfahrungen und Freude im Umgang mit Parlamentariern sowie Interesse an politischen Themen, insbesondere an finanzpolitischen Themen, wären begrüßenswert. Darüber hinaus werden eine ausgeprägte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Sorgfalt, Flexibilität, Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie die Fähigkeit zum serviceorientierten und eigenverantwortlichen Arbeiten erwartet. Sehr gute Umgangsformen, ein freundliches, souveränes und verbindliches Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt sind unabdingbar.

Wegen der Vertraulichkeit vieler Vorgänge ist ein besonderes Maß an Verschwiegenheit und Diskretion erforderlich.

Es wird die Bereitschaft erwartet, bei Bedarf Mehrarbeit/Überstunden, von denen monatlich dreißig Überstunden bereits pauschal mit der übertariflichen Vergütung abgegolten sind, zu leisten.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Kindern.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehin­derten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und be­grüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Die Bundestagsverwaltung gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (vollständiges Schulabschluss- und Ausbildungszeugnis einschließlich Benotung, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse etc.), aus der die Erfüllung des Anforderungsprofils hervorgeht, richten Sie bitte nur schriftlich unter Angabe der Kennziffer EVP Dr. Solms/11 bis zum 3. Januar 2014 an:

DEUTSCHER BUNDESTAG – Verwaltung –
Personalreferat ZV 2 – Platz der Republik 1 – 11011 Berlin

Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden können.

Weitere Auskunft erhalten Sie unter den Rufnummern:

030/227-32054/33136